Begini Cara Pencatatan Perubahan Nama di Disdukcapil

JAKARTA, KOMPAS.com - Perubahan nama merupakan satu dari 10 peristiwa penting yang dialami warga negara Indonesia (WNI) menurut Peraturan Presiden No 25 Tahun 2008.

Peristiwa penting yang dialami WNI ini wajib dilindungi dan diakui oleh negara.

Hal itu sesuai dengan Undang-Undang No 24 Tahun 2013 yang menimbang, "Bahwa dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan secara nasional, NKRI yang berdasarkan Pancasila dan UUD Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pada hakikatnya berkewajiban memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap penentuan status pribadi dan status hukum atas setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh Penduduk dan/atau WNI yang berada di luar wilayah NKRI."

Dalam melakukan pencatatan perubahan nama, ada persyaratan dan prosedur yang harus dipenuhi pemohon ke Disdukcapil setempat.

Persyaratan

- Membawa salinan penetapan perubahan nama dari pengadilan atau instansi yang berwenang.

- Membawa kutipan akta kelahiran asli dan fotokopi.

- Fotokopi kartu keluarga (KK) dan kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku.

- Surat kuasa pengisian biodata bermaterai Rp 6.000 bagi yang diwakilkan, dan Fotokopi KTP penerima kuasa.

Prosedur

1. Pemohon mendatangi Disdukcapil setempat untuk mengambil blangko perubahan nama.

2. Pemohon mendatangi loket pelayanan Disdukcapil dengan membawa berkas lengkap beserta dokumen aslinya.

3. Petugas loket pada Disdukcapil menerima dan memeriksa berkas dan memberikan informasi kepada pemohon tentang masa berlaku, lama penyelesaian.

4. Apabila berkas belum lengkap maka petugas mengembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi.

5. Petugas Loket memberi paraf pada berkas sebagai tanda berkas yang dibawa pemohon sudah lengkap dan menyerahkan berkas kepada kasi pencatatan perubahan nama untuk diverifikasi.

6. Kasi pencatatan perubahan nama memeriksa kelengkapan berkas dan memberi paraf pada berkas yang sudah lengkap.

7. Kasi pencatatan perubahan nama menyerahkan berkas permohonan kepada petugas registrasi di bidang pencatatan sipil untuk dicatat dalam registrasi.

8. Petugas meneliti dan mencatat data pemohon dalam registrasi perubahan nama sesuai berkas.

9. Petugas meneruskan berkas dan registrasi akta perubahan nama kepada kasir.

10. Kasir menerima uang dan menerbitkan kuitansi serta memberi nomor pada berkas permohonan sesuai nomor kuitansi.

11. Kasir menyerahkan berkas permohonan kepada petugas operator komputer dinas untuk diproses lebih lanjut.

12. Operator komputer memasukkan data registrasi akta perubahan nama ke dalam sistem komputer. Setelah memastikan sudah dimasukkan dengan benar, operator komputer melakukan catatan pinggir pada register akta dan kutipan akta catatan sipil

13. Operator komputer mencetak akta dan kutipan akta kemudian meneruskan registrasi dan kutipan akta catatan sipil kepada kepala bidang pencatatan sipil.

14. Kepala bidang pencatatan sipil memverifikasi dan meneliti kesesuain kutipan akta catatan sipil dengan berkas pemohon serta memberi paraf pada berkas yang telah sesuai.

15. Petugas operator komputer mencetak pada blangko asli dan meneruskan kutipan akta perubahan nama, registrasi, dan berkas lain kepada petugas di bidang pencatatan sipil untuk diparaf kepala bidang pencatatan sipil dan diteruskan kepada sekretaris dinas untuk diparaf.

16. Staf tata usaha meneruskan kutipan akta perubahan nama, registrasi, dan berkas lain yang telah diparaf sekretaris dinas kepada kepala dinas.

17. Kepala dinas meneliti dan menandatangani kutipan akta perubahan nama dan dokumen lainnya.

18. Kepala dinas meneruskan registrasi, berkas, dan dokumen lainnya kepada Petugas arsip dan meneruskan kutipan akta perubahan nama kepada petugas loket pelayanan.

19. Petugas arsip menyimpan berkas pada ruang arsip.

20. Pemohon pada batas waktu proses yang telah ditentukan mendatangi loket pelayanan di Disdukcapil setempat.

21. Pemohon menunjukkan tanda terima pembayaran dan menyerahkannya kepada petugas loket.

22. Petugas loket menyerahkan akta perubahan nama serta dokumen asli lainnya kepada pemohon.

Tidak ada biaya administrasi dari proses perubahan nama ini. Pemohon baru akan dikenakan denda administrasi sebesar Rp 1.000.000 apabila melapor lebih dari 30 hari kerja.